Lohnbuchhaltung

Leistungsumfang der Lohnbuchhaltung

Zur Lohnbuchhaltung gehören die Erfassung und Verarbeitung von Stammdaten, Ein- und Austritten, Lohnarten, Arbeitszeiten, Absenzen, Spesen und variablen Vergütungen. Daraus entstehen Lohnabrechnungen, Zahlungsgrundlagen und Buchungen für die Finanzbuchhaltung. Je nach Unternehmen fallen zudem Abrechnungen für Sozialversicherungen, Quellensteuer, Familienzulagen sowie jährliche Unterlagen wie Lohnausweise an.

Typische Anwendungsfälle im Unternehmensalltag

Lohnbuchhaltung wird überall benötigt, wo Mitarbeitende periodisch entlöhnt werden, unabhängig davon, ob Monatslöhne, Stundenlöhne oder Mischformen vorliegen. Der Aufwand steigt bei Teilzeitmodellen, Schichtbetrieb, wechselnden Pensen, Boni, Provisionen oder mehreren Arbeitsorten. Auch bei Eintritten während des Monats, Austritten, unbezahltem Urlaub, Krankheits- oder Unfallabsenzen entstehen lohnrelevante Sachverhalte, die korrekt abgebildet werden müssen.

Wiederkehrende Lohnläufe und Jahresarbeiten

Ein Teil der Lohnbuchhaltung besteht aus regelmässigen Monats- oder Wochenläufen mit gleichbleibenden Grundlöhnen und standardisierten Abzügen. Hinzu kommen periodische oder einmalige Positionen wie Überstunden, Zulagen, Prämien, Spesen oder Naturalleistungen. Am Jahresende verschiebt sich der Schwerpunkt auf Abstimmungen, Abschlussarbeiten und die Erstellung von Bescheinigungen und Meldungen, damit Lohnbuchhaltung, Sozialversicherungen und Finanzbuchhaltung zusammenpassen.

Abgrenzung zur übrigen Buchhaltung und Rechnungslegung

Lohnbuchhaltung ist ein Teilbereich der Buchhaltung und Rechnungslegung, unterscheidet sich aber deutlich von der allgemeinen Finanzbuchhaltung. Während die Finanzbuchhaltung Geschäftsvorfälle auf Kontenebene erfasst, arbeitet die Lohnbuchhaltung zusätzlich mit personenbezogenen Daten, arbeitsvertraglichen Grundlagen und gesetzlichen Abzügen. Die Ergebnisse der Lohnbuchhaltung fliessen in die Finanzbuchhaltung ein, etwa über Lohnaufwand, Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen oder Quellensteuerkonten.