Archivierung extern

Welche Daten extern archiviert werden

Im Umfeld der Druckvorstufe betrifft externe Archivierung vor allem auftragsbezogene Datenbestaende. Dazu gehoeren je nach Betrieb druckfertige PDFs, offene Gestaltungsdateien, Bilddaten, Korrektur- und Freigabeversionen sowie technische Auftragsinformationen. Entscheidend ist, dass die Daten zusammen mit eindeutigen Angaben zu Auftrag, Version, Datum und Kunde abgelegt werden, damit spaetere Zuordnungen moeglich bleiben.

Typische Einsatzfaelle in der Druck- und Papierbranche

Externe Archivierung wird genutzt, wenn Daten nach Abschluss eines Auftrags nicht mehr permanent im produktiven System liegen sollen, aber fuer Nachdrucke, Varianten, Reklamationen oder Dokumentationszwecke verfuegbar bleiben muessen. Sie eignet sich auch fuer Betriebe, die ihre eigene Speicher- und Archivinfrastruktur entlasten oder die Datenhaltung organisatorisch auslagern wollen. Besonders relevant ist dies bei wiederkehrenden Produktionen mit langen Produktlebenszyklen oder grossen Datenmengen.

Formen der Auslagerung und Strukturierung

Die Leistung kann als reine Auslagerung von Datenbestaenden oder als betreute Archivloesung organisiert sein. Ueblich sind auftragsbezogene Ablagen, kundenbezogene Archive oder strukturierte Archivbestaende mit Suchmerkmalen wie Artikelnummer, Ausgabe, Produktionsdatum oder Version. Fachlich entscheidend ist weniger das Speichermedium als die Frage, ob Daten spaeter vollstaendig, lesbar und eindeutig identifizierbar bereitgestellt werden koennen.

Abgrenzung zu interner Archivierung und Datenbanken

Innerhalb der Datenverwaltung unterscheidet sich Archivierung extern von Archivierung intern durch den Ort und die organisatorische Verantwortung der Aufbewahrung. Gegenueber einer Bilddatenbank liegt der Fokus nicht auf der laufenden Nutzung einzelner Medienobjekte, sondern auf der langfristigen Ablage kompletter Produktionszusammenhaenge. Eine Objektdatenbank verwaltet strukturierte Einzelelemente, waehrend bei der externen Archivierung ganze Auftraege oder Datenpakete gesichert werden. Von einer webbasierten Produktionsdatenbank grenzt sich die Leistung dadurch ab, dass Archivdaten nicht fuer die operative Steuerung der laufenden Produktion vorgehalten werden.