Versandmappen

Funktion von Versandmappen im Dokumentenversand

Versandmappen nehmen Unterlagen geordnet auf und schützen sie während des Transports vor Knicken, Verrutschen oder Verschmutzung. Sie werden eingesetzt, wenn Dokumente nicht lose versendet werden sollen und zugleich eine saubere, geschlossene Form benötigt wird. Je nach Ausführung können sie für Einzelunterlagen oder für mehrere zusammengehörige Dokumente vorgesehen sein.

Typische Einsatzfelder in Büro, Verwaltung und Vertrieb

Verwendet werden Versandmappen unter anderem für Verträge, Offerten, Schulungsunterlagen, Präsentationsunterlagen, technische Dokumentationen oder Serienbriefe mit Beilagen. Neben dem Postversand kommen sie auch bei Hauspost, internen Umläufen und bei der geordneten Übergabe von Unterlagen zum Einsatz. Relevant sind sie vor allem dort, wo Dokumente flach, vollständig und nachvollziehbar übermittelt werden müssen.

Ausführungen nach Format, Stabilität und Verschluss

Versandmappen unterscheiden sich vor allem nach Format, Materialstärke, Fassungsvermögen und Art der Schliessung. Je nach Verwendungszweck stehen einfache Ausführungen für wenige Blätter sowie stabilere Varianten für umfangreichere Dokumentensätze zur Verfügung. Auch Felder für Adressierung, Kennzeichnung oder individualisierte Druckbilder können Teil der Ausführung sein, sofern die Mappe als zugleich funktionales und repräsentatives Versandmittel dient.

Abgrenzung zu Kartonmappen, Kunststoffmappen und Thermobinde-Mappen

Innerhalb der Oberkategorie Mappen sind Versandmappen auf den Transport von Unterlagen ausgerichtet. Kartonmappen dienen häufig der Ablage oder Übergabe, ohne dass der Versandweg im Mittelpunkt steht. Kunststoffmappen sind eher für wiederholte Nutzung, Feuchtigkeitsschutz oder langfristige Handhabung ausgelegt. Thermobinde-Mappen gehören in den Bereich gebundener Dokumente und erfüllen eine andere Funktion als Versandmappen, die Unterlagen aufnehmen und geschützt weiterleiten.