Auftragsverwaltung

Was eine Auftragsverwaltung konkret abbildet

Im Zentrum steht der einzelne Auftrag als operativer Vorgang. Er enthält in der Regel Angaben zum Kunden, zum Leistungsumfang, zu Mengen oder Positionen, zu Fristen sowie zum aktuellen Bearbeitungsstand. Anders als die Kundenverwaltung verwaltet die Auftragsverwaltung nicht primär Stammdaten, sondern den laufenden Auftrag mit allen zugehörigen Änderungen, Ergänzungen und Bearbeitungsschritten.

Typische Abläufe in Dienstleistung, Handwerk und Handel

Auftragsverwaltung wird dort eingesetzt, wo Anfragen in verbindliche Aufträge überführt und während der Ausführung nachverfolgt werden müssen. Das betrifft etwa Serviceeinsätze, Werkstattaufträge, Montagearbeiten, Lieferaufträge oder wiederkehrende Leistungen. Relevant sind dabei Funktionen wie Terminbezug, Teilaufträge, Nachträge, Statusführung und die Übergabe an nachgelagerte Prozesse.

Funktionsumfang von einfacher Erfassung bis Prozesssteuerung

Der Leistungsumfang reicht von einer strukturierten Auftragsliste bis zu einer prozessgeführten Lösung mit Vorlagen, Freigaben, Aufgabenbezug und Auswertungen. Je nach System können Positionen kalkuliert, Dokumente angehängt, Arbeitsschritte protokolliert oder mobile Rückmeldungen erfasst werden. In vielen Fällen bestehen Schnittstellen zu Buchhaltung, Lagerverwaltung oder Zeiterfassung, damit Informationen nicht mehrfach gepflegt werden müssen.

Abgrenzung zu ERP, Buchhaltung und Zeiterfassung

Auftragsverwaltung kann als eigenständige KMU-Software oder als Modul in einem ERP-System geführt werden. Im Unterschied zur Buchhaltung liegt der Fokus nicht auf finanzieller Verbuchung, sondern auf der operativen Bearbeitung des Auftrags. Gegenüber der Zeiterfassung verwaltet sie den gesamten Vorgang statt einzelner Arbeitszeiten, und im Unterschied zur Lagerverwaltung steht nicht der Warenbestand, sondern die Auftragsabwicklung im Vordergrund.