Zeiterfassung

Was Zeiterfassung in KMU-Software abbildet

Eine Zeiterfassungslösung dokumentiert, wann Mitarbeitende arbeiten, pausieren oder abwesend sind. Je nach Ausprägung werden Soll- und Ist-Zeiten, Überstunden, Ferien, Krankheit, Feiertage oder Zuschläge mitgeführt. In projekt- oder auftragsbezogenen Umgebungen kann zusätzlich erfasst werden, für welchen Kunden, Auftrag oder Kostenbereich eine Zeitbuchung angefallen ist.

Typische Einsatzbereiche im KMU-Alltag

Zeiterfassung wird im Büro, in Werkstatt und Service, in Filialbetrieben sowie im Aussendienst eingesetzt. Sie unterstützt die betriebliche Übersicht über Anwesenheiten und verfügbare Arbeitszeit und schafft eine Grundlage für interne Auswertungen. Wenn Zeiten auf Projekte oder Aufträge gebucht werden, lassen sich Leistungen nachvollziehen, Nachkalkulationen erstellen oder Stunden an andere Systeme übergeben.

Erfassungsarten und funktionale Ausprägungen

Zeitbuchungen können manuell, per Start-Stopp-Logik, über Tagesrapport oder über stationäre und mobile Eingaben erfolgen. Viele Systeme unterscheiden zwischen Präsenzzeiterfassung und Leistungserfassung auf Projekte, Aufträge oder Tätigkeiten. Ergänzend kommen Freigabeprozesse, Korrekturen, Absenzverwaltung, Auswertungen und Schnittstellen zu angrenzenden Anwendungen in Frage.

Abgrenzung zu Personalplanung, Lohnbuchhaltung und ERP

Zeiterfassung hält fest, welche Zeiten tatsächlich geleistet oder abwesend waren. Personalplanung dagegen legt fest, wer wann eingeplant ist; sie beschreibt also die Planung, nicht die effektive Buchung. Zur Lohnbuchhaltung besteht häufig eine Verbindung, weil erfasste Zeiten als Grundlage für Lohnarten oder Zuschläge dienen können, sie ersetzt die eigentliche Lohnverarbeitung aber nicht. Innerhalb eines ERP-Systems kann Zeiterfassung ein Modul sein, sie kann jedoch auch als eigenständige KMU-Software betrieben werden.