Archivsysteme

Was unter Archivsystemen verstanden wird

Archivsysteme umfassen Einrichtungen zur dauerhaften oder langfristigen Aufbewahrung physischer Unterlagen. Dazu gehören unter anderem Aktenregale, Hängeregistratur-Systeme, Planschränke, Karteischränke und verfahrbare Regalanlagen. Die Systeme sind darauf ausgelegt, Bestände nachvollziehbar zu ordnen und den Zugriff nach Ablagestruktur, Signatur oder Dokumententyp zu unterstützen. Im baulichen Umfeld betrifft das häufig Planarchive, technische Dokumentationen, Vertragsunterlagen oder Objektakten.

Einsatzbereiche in Verwaltung, Planung und Betrieb

Archivsysteme werden in Büros, Verwaltungen, Werkhöfen, Planungsabteilungen, öffentlichen Einrichtungen und Betriebsarchiven eingesetzt. Typische Anwendungen sind die Lagerung von Bauplänen, Revisionsunterlagen, Papierakten, Mappen, Ordnern oder Zeichnungssätzen. Auch in Bereichen mit begrenzter Fläche werden Archivsysteme genutzt, wenn viele Unterlagen auf kleiner Grundfläche geordnet untergebracht werden müssen. Die Ausführung richtet sich nach Nutzungsfrequenz, Dokumentformat und vorhandener Raumgeometrie.

Bauformen und Ausprägungen von Archivsystemen

Je nach Archivgut unterscheiden sich Archivsysteme deutlich in Aufbau und Nutzung. Offene Fachbodenregale eignen sich für Ordner und Archivboxen, während Hängeregistratur-Systeme auf laufend genutzte Akten ausgelegt sind. Für grossformatige Unterlagen wie Pläne oder Karten kommen flache Schubladenschränke und spezielle Planarchive in Frage. Verfahrbare Anlagen reduzieren den Flächenbedarf, weil nur ein Bediengang geöffnet wird. Ergänzend können Beschriftungssysteme, Trennwände, Auszüge oder abschliessbare Elemente integriert werden.

Abgrenzung innerhalb der Lagertechnik

Innerhalb der Lagertechnik gehören Archivsysteme zu den Lösungen für strukturierte Dokumenten- und Informationslagerung, nicht für Warenumschlag oder Kommissionierung. Sie unterscheiden sich damit von papierlosen Kommissionier-Systemen, die auf operative Lagerprozesse ausgerichtet sind. Gegenüber allgemeinen Betriebseinrichtungen liegt der Fokus nicht auf Arbeitsplatzorganisation, sondern auf geordneter Bestandsführung von Archivgut. Auch zu Konsolen oder anderen Tragkonstruktionen besteht eine klare Abgrenzung, da Archivsysteme auf definierte Formate, Zugriffshäufigkeit und Archivordnung ausgelegt sind.