Zeiterfassungssysteme

Was Zeiterfassungssysteme erfassen

Im Kern verarbeiten Zeiterfassungssysteme personenbezogene Zeitbuchungen. Dazu gehören Kommen- und Gehen-Buchungen, Pausen, Fehlzeiten sowie je nach System auch Zuordnungen zu Kostenstellen, Aufträgen oder Tätigkeiten. Die erfassten Daten werden in der Regel zeitlich protokolliert, plausibilisiert und für Auswertungen oder die Weiterverarbeitung in Lohn- und Personalsystemen bereitgestellt. Technisch bestehen solche Lösungen meist aus Erfassungsgeräten, Identifikationsmedien und einer Verwaltungssoftware.

Typische Einsatzkontexte im Betrieb

Zeiterfassungssysteme werden überall dort eingesetzt, wo Arbeitszeiten einheitlich dokumentiert werden müssen. Das betrifft Produktionsbetriebe mit Schichtbetrieb ebenso wie Verwaltungen, öffentliche Einrichtungen, Werkhöfe oder verteilte Unternehmensstandorte. In Betrieben mit Aussendienst, Baustellen oder wechselnden Einsatzorten kommen zusätzlich mobile oder webbasierte Erfassungsformen zum Einsatz. Auch für Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen lassen sich Regeln für Pausen, Abwesenheiten oder Berechtigungen systemseitig abbilden.

Ausführungen und technische Merkmale

Verbreitet sind stationäre Terminals mit Ausweis, Chip, PIN oder anderen Identifikationsformen. Daneben gibt es PC-basierte Lösungen, browsergestützte Systeme sowie mobile Erfassung per App oder über geeignete Endgeräte. Je nach Aufbau arbeiten Zeiterfassungssysteme eigenständig oder als Teil einer grösseren Infrastruktur mit Schnittstellen zu Personalverwaltung, Zutritt oder Einsatzplanung. Einfache Ausführungen konzentrieren sich auf Präsenzzeiten, während erweiterte Systeme zusätzliche Buchungsarten, Auswertungen und standortübergreifende Verwaltung unterstützen.

Abgrenzung zu Badge-Systemen, BDE und anderen Uhrensystemen

Innerhalb der Hierarchie unter Uhren beziehen sich Zeiterfassungssysteme auf die systematische Erfassung von Arbeits- und Anwesenheitszeiten. Badge-Systeme bezeichnen dagegen in erster Linie das Identifikationsmedium oder die Trägertechnologie und nicht das vollständige Zeiterfassungssystem. Betriebsdatenerfassung und Maschinendatenerfassung erfassen vor allem Auftrags-, Prozess- oder Maschinendaten; sie können mit Zeiterfassung verbunden sein, verfolgen aber einen anderen Zweck. Präsenzzeiterfassungs-Anlagen bilden meist nur Anwesenheitszeiten ab, während umfassendere Zeiterfassungssysteme zusätzliche Buchungsarten, Regeln und Auswertungen verwalten.