Archivierung extern bezieht sich auf die Art und Weise, wie Daten aus dem Druckbereich gespeichert werden. Es ist eine Technik, die es Benutzern ermöglicht, ihre Daten zu speichern und sie an einen Ort zu senden, an dem sie aufbewahrt werden können. In diesem speziellen Bereich kann es auf verschiedene Weise erfolgen. Die beiden häufigsten Methoden sind On-Demand-Archivierung und Automatisches Archivieren. Bei der On-Demand-Archivierung kann der Benutzer bestimmte Dateien manuell archivieren, indem er sie in ein bestimmtes Verzeichnis oder einen Online-Speicherort verschiebt. Diese Methode bietet dem Benutzer eine gute Kontrolle über seine Daten und ermöglicht es ihm, das Archiv jederzeit zu ändern oder aufzurufen. Automatisches Archivieren basiert auf der Verwendung von Software oder Tools, um bestimmte Dateien oder Ordner automatisch zu archivieren. Dies bedeutet, dass alle Dateien in einem bestimmten Verzeichnis gespeichert werden und ein Bericht über den Speicherort jeder Datei erstellt wird. Diese Methode ist vor allem für grosse Druckprojekte nützlich, da viel Zeit für das Überprüfen und Archivieren der Dateien gespart wird.
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